När du planerar en konferens har du mycket att stå i, eftersom det är en process med flera olika steg. Du behöver ofta vara noggrann när det gäller detaljerna, då tekniska problem eller förseningar av olika slag lätt kan resultera i att konferensen blir mindre effektiv. Eftersom det ofta är mycket arbete med att planera en konferens, och att man måste ägna mycket uppmärksamhet åt detaljer, bör vissa av arbetsuppgifterna om möjligt delegeras till andra personer. Rekommenderat är ta hjälp av konferenshotellets expertis har när du bokar konferens.
Rätt lokal för er konferens på Lidingö
När du känner till hur många personer som kommer delta kan du börja titta på konferenslokaler. Tack vare Lidingös smått unika läge har du flera olika natursköna anläggningar och lokaler att välja mellan. Utmaningen är inte att hitta en lämplig konferenslokal, utan snarare att sålla bland de tillgängliga alternativen och välja en vinnare.
Se till att lokalen har tillräckligt mycket utrymme och sittplatser för att rymma alla deltagare. Ska ni anlita en renodlad konferensanläggning eller hyra en lokal? Vissa hotell har konferensrum, vilket gör att du kanske kan få rum till rabatterade priser om ni förlägger konferensen på annan ort. Om så inte är fallet kan du höra med andra lokala hotell för att se om de kan erbjuda några rabatter på rum.
Tid för mat och aktiviteter
Du kommer också behöva skapa ett schema för konferensen, där du avsätter tid för eventuella grupparbeten och liknande. Du behöver därför kontakta eventuella föreläsare för att få reda på hur mycket tid de behöver. Glöm inte att planera för raster och måltider! Apropå måltider är det en annan sak du måste planera för. Ska ni erbjuda mat och i sådana fall vilka måltider ska ni tillhandahålla? Vissa konferensanläggningar tillhandahåller såväl frukost som lunch och middag, medan andra endast kan tillhandahålla tilltugg och dryck.
Om konferensen äger rum på ett hotell kan hotellet förmodligen tillgodose deltagarna med mat. I annat fall kan du överväga att anlita en cateringfirma, och du måste också bestämma dig för om ni ska erbjuda särskilda måltider till de personer som har särskilda kostbehov. Det bör åtminstone finnas vatten och kaffe tillgängligt under den tid som konferensen varar.
I samband med vissa konferenser kan olika evenemang anordnas på kvällen, i syfte stärka banden mellan konferensdeltagarna. Om deltagarna får en positiv upplevelse utanför själva konferensen, kan det verkligen sätta pricken över i:et och göra att deras bild av konferensen i sin helhet blir väldigt positiv!