Idag behövs konferenser mer än någonsin. De företag som har bedrivit sin verksamhet under många årtionden inser att de inte alls hänger med i det nya cyberlandskapet och att det bara är IT-killen i skrubben som vet hur molntjänsten fungerar. Det är inte bara frågor om Internet som diskuteras på konferenser runt om i Sverige. I en värld där gränser har suddats ut så gäller det att utveckla sin plan och strategi för business och det lokala företagsklimatet påverkas också då man ser att arbetsmetoder förändras. Konferensen kan vara ett utmärkt tillfälle för utveckling och sammanfattning och det gäller att planera den väl och att se till att alla kommer med.
Inför konferensen
Inför en konferens så bör man bena ut målet eller målen med evenemanget. Idag kan man ju ordna med en företagskonferens som är till för så mycket mer än lärande och viktiga diskussioner. Man kan ju ta tillfället i akt att träffas och ha det lite trevligt ihop för att på så vis sammansvetsa lagkänslan och göra det extra kul att jobba tillsammans. Innan man bokar in konferensen så ska man alltså ha en struktur för det som ska göras redo. När man vet mer om tema och de aktiviteter som man skulle vilja se under evenemanget så är det enklare att boka in det hela.
Vill man att alla ska vara med så måste man se till att flagga för eventet i god tid. När det handlar om större företag eller konferenser där man bjuder in många från olika håll, så får man räkna med att alla inte kommer att dyka upp. Man ska däremot se till att det kommer att finnas nyckelpersoner från olika avdelningar så att konferensens budskap kan spridas till hela företaget och så att man kan utföra viktigt efterarbete genom att utse personer som är ansvariga för detta. Innan man bokar med ett konferenshotell så ska man undersöka vilka datum som blir bäst och välja den tidpunkt som allra flest kan vara med på. När det handlar om konferensen för folk med gemensamt intresse som inte jobbar ihop så får man först boka konferensanläggning med preliminärt antal deltagare och sedan ge ett sista datum för anmälan om att vara med.
En tydlig plan
En tydlig plan är viktig. För det mesta så jobbar man med en frågeställning som man vill ha svar på under konferensens gång. Det här är sådant som man ska ange i någon form av informationsmaterial som man skickar ut till alla som ska vara med. Handlar det om en mindre grupp så kanske det räcker med email men det är trevligt att få tryckt material med schema, frågeställning och annat som kan vara bra att förbereda sig på inför eventet. Här ska det även framgå vem som är kontaktperson så att frågor kan besvaras på ett smidigt sätt.
En plan för en konferens kan man ta fram i en grupp som man utser eller med hjälp av en professionell konferensservice. Det brukar vara så att man lägger in möten, någon form av gruppövning som förstärker det tema man har bestämt sig för samt underhållning så att folk verkligen får något unikt att se fram emot. Om man ska ha underhållning så gäller det att boka in artister och föreläsare i god tid så att man inte står utan då konferensen är redo att dra igång.
Smidiga möten
Möten måste vara smidiga på så vis att alla ska uppleva att de hör och ser bra. För riktigt stora konferenser så kan det vara svårt att få till en känsla av grupp då man kanske sitter i en mycket stor hörsal där alla som talar måste använda mikrofon för att höras. Stora event kan dra nytta av en konferensvärd som fungerar som samordnare av kommentarer och frågor så att man upplever att man kan komma till tals.
Varje konferens behöver bra möteslokaler med den teknik som krävs för föreläsningar och presentationer. Ska man visa film så måste allting finnas på plats och det får inte bli så att man plötsligt står utan Internet om man har en massa material redo på en server online. Det här är sådant som man måste ta upp med den konferensanläggning som man ska använda i god tid innan konferensens start. Faktum är att man inte ens bör boka med en anläggning som inte motsvarar krav om den allra senaste tekniken då man vet att man är beroende av denna för att möten ska fungera så som man har tänkt sig.
Konferenshotell och konferensgårdar
På konferenshotell och gårdar så kan man övernatta och det här ger konferenser med en intim och avslappnad känsla. För mindre grupper så är det verkligen en härlig upplevelse att hålla konferens på en konferensgård långt ute i skogen eller på annan naturlig plats. De som är med kommer bort från vardagens bestyr så att de verkligen kan fokusera på det som sägs och diskuteras. När man håller konferensen på en gård eller på ett hotell med övernattning så får man ju även tid för andra roliga aktiviteter som sport, spa och annat som gör gott för samtliga deltagare. Det kan bli en fin present från företaget till sina anställda att låta alla få en stund i en spaavdelning eller att bjuda på golflektioner när man ändå har gett sig av till ett konferenshotell med golfbana.
Man ska tänka på att boka konferenshotell i god tid för de blir snabbt uppbokade. Det spelar ingen roll om man är ett mindre sällskap eftersom man fortfarande är beroende av att få plats i hotellets konferenslokaler och kanske av att få tillgång till en egen matsal för privata måltider och underhållning.
Internationella konferenser
Internationella konferenser kräver ännu mer planering och här måste man tänka på de som kommer från andra länder. Det enklaste är att anlita ett konferenshotell som kan ta hand om gäster på svenska, engelska och andra språk och låta hela evenemanget ske på en plats som är enkel att nå från flygplatser och tågstationer. Man ska också tänka på det där med restid då man ordnar med en internationell konferens så att folk hinner komma på plats innan det hela drar igång.